資料保留

校務紀錄：檢視門檻並非自動刪除

校方須記錄各啟用資料類別的用途、期限及檢視起點。現行產品預設：封存教育／身份類別 730 日、核心操作類別 365 日、入學類別 183 日、財務類別 2,555 日後提示檢視。須按相關封存／檢視起點計算，並非一律從學生出生、提交或離校日期起算。

以上是可調整的產品檢視預設，並非法定保留年期，也不會自動刪除仍在使用的學生紀錄。學校可採用有合理依據的其他期限，並須向家庭說明適用時間表。已無需要的紀錄應按適用保留責任刪除或妥善去識別。

英語錄音：兩種副本分開計算

學校錄音：預設於課程結束日按香港時間到期，或由教師在課業設定 1–365 日。到期即停止播放權限；每小時清理工作移除到期音檔，失敗須重試。未完成、放棄或失敗上載於一日後納入清理。移除音檔不代表逐字稿、報告或用量紀錄同時刪除。

iGears 語音處理副本：LearnSys 取得結果或取消後會要求刪除，未確認成功時持續重試。現行服務把處理內容限制在接收後 60 分鐘及完成後 15 分鐘，以較早到期者為準。不含內容的刪除／到期狀態標記最多另保留 24 小時。此期限只適用語音處理服務，並非校方錄音或報告的保留期。

AI 文字及學校學習紀錄

文字請求要求不作訓練，且不由供應商持續儲存內容。校本 AI 用量帳保留參照、功能／處理服務、狀態、時間、字元數及費用資料，不保存提示或回覆正文。學習模組保存的提交及回饋是另一類校務紀錄。各部署仍須核實處理服務的實際保留設定及日誌，不能只以請求旗標證明已執行。

移除後仍可能保留甚麼

經審批的學生移除會刪除已批准範圍內的個人校務／學習紀錄及私人檔案；必要的財務及課程用量總額則移除直接識別資料後保留。這是去識別，並不保證不可逆的匿名化；部分財務連結可能保留至校方適用期限結束。校方須說明持續保留理由及檢視日期。

其他子女紀錄及共用家庭帳戶會保留。全班共用文件、自由文字，以及校方已匯出或另行保存的檔案須另行檢視；自動姓名比對不能可靠移除每項提及。校方如另有其他副本，包括自行管理的備份安排，其保留及清除方法須由校方交代。

查閱、更正、刪除及求助

請透過校方既有且已核實的私人渠道，聯絡校務處或指定私隱聯絡人。以校內識別資料說明涉及哪位學生、哪些紀錄或活動，並說明要求查閱、更正、移除，還是撤回可選授權。披露前，校方會核實身份及家長／監護人的代表權。

按香港《個人資料（私隱）條例》，法定查閱及更正資料要求一般須在收到後 40 個曆日內依適用規定辦理，惟須視乎相關條件及例外。未能按時完成或依法拒絕時，負責的資料使用者須在該期限內給予所需書面通知及理由。內部審批不會重新起算法定期限。

刪除須按用途及仍適用的保留責任審視，並非無條件即時清除所有紀錄，亦不能把查閱要求期限當作一律刪除的期限。校方應說明保留類別、理由、檢視日期及進度。詳情見本產品的資料保留及刪除頁面。

如不知校方聯絡人，可電郵 [email protected]，只提供校名及簡短說明。請勿經普通電郵或公開報價表格傳送學生紀錄、密碼、邀請碼或身份證明文件。如懷疑資料外洩，請盡快經上述渠道報告，勿再轉寄外洩紀錄。如有私隱疑慮，亦可聯絡個人資料私隱專員公署。